Nebenkostenvorauszahlung erhöhen oder senken: wann und wie
Nach jeder Abrechnung darfst du nachjustieren – aber nur nach oben, wenn du es sauber begründest.
Zweites Jahr in Folge eine Nachzahlung von über 400 Euro – und der Mieter fragt am Telefon, warum du die Vorauszahlung nicht einfach anhebst. Genau das darfst du: Nach jeder ordnungsgemäßen Abrechnung kannst du die monatliche Vorauszahlung durch eine Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Maßstab ist das Ergebnis der letzten Abrechnung, geteilt durch zwölf – ein pauschaler Sicherheitsaufschlag darauf ist nicht zulässig.
Das klingt nach einer Formalie und ist eine der wirksamsten Stellschrauben, die du hast. Eine zu niedrige Vorauszahlung erzeugt jedes Jahr eine Nachforderung, die du eintreiben musst. Eine passende Vorauszahlung erzeugt gar keine.
Wann du die Nebenkostenvorauszahlung erhöhen darfst
Erstens: eine ordnungsgemäße Abrechnung. Ohne sie geht nichts. Du kannst die Vorauszahlung nicht im laufenden Jahr erhöhen, weil dein Versorger eine Preissteigerung angekündigt hat. Der Anspruch entsteht erst, wenn eine formell korrekte Abrechnung vorliegt. Fehlt darin eine Kostenposition oder ist der Verteilerschlüssel nicht erkennbar, ist auch die Anpassung angreifbar.
Zweitens: Textform. Ein Brief oder eine E-Mail genügt, eine Unterschrift ist nicht nötig. Was aber drinstehen muss: der neue Betrag, ab wann er gilt, und ein Bezug auf die Abrechnung, aus der er sich ergibt. Eine mündliche Ansage beim Treppenhausgespräch reicht nicht.
Drittens: eine angemessene Höhe. Angemessen ist das Zwölftel des tatsächlichen Ergebnisses der letzten Abrechnung. Einen abstrakten Sicherheitszuschlag von zehn Prozent darfst du nicht draufschlagen. Konkret absehbare Steigerungen darfst du dagegen berücksichtigen – etwa wenn dein Versorger eine bezifferte Preiserhöhung bereits schriftlich angekündigt hat. Diesen Grund solltest du im Anpassungsschreiben nennen.
Ab wann die neue Zahlung fällig ist
Ab dem Monat, der auf den Zugang deiner Erklärung folgt. Rückwirkend geht nichts. Schickst du die Anpassung im Juni raus, zahlt dein Mieter ab Juli den neuen Betrag. Deshalb lohnt es sich, die Anpassung direkt mit der Abrechnung zu verschicken statt Wochen später.
Ein Beispiel für die Kosten des Zögerns: Bei einer Erhöhung um 48 Euro im Monat kostet dich jeder Monat Verzögerung genau diesen Betrag – nicht dramatisch, aber vermeidbar. Wer die Abrechnung im März fertig hat und die Anpassung erst im September verschickt, verschenkt ein halbes Jahr. Leg dir deshalb einen festen Termin: Abrechnung und Anpassungsschreiben gehen im selben Umschlag raus, als zwei getrennte Blätter mit zwei getrennten Überschriften.
Rechenbeispiel für eine Dreizimmerwohnung
Die Wohnung hat 72 Quadratmeter. Vereinbart sind 150 Euro Vorauszahlung im Monat, also 1.800 Euro im Jahr. Die Abrechnung ergibt tatsächliche Kosten von 2.280 Euro.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Vorauszahlungen im Abrechnungsjahr (12 × 150 €) | 1.800 € |
| Tatsächliche umlagefähige Kosten | 2.280 € |
| Nachzahlung | 480 € |
| Neue angemessene Vorauszahlung: 2.280 € ÷ 12 | 190 € |
| Angekündigte Preiserhöhung des Wärmelieferanten (beziffert) | + 8 € |
| Anpassung auf | 198 € |
| Unzulässig wäre: 190 € plus 10 % Sicherheitszuschlag | 209 € |
Beispielrechnung, gerundet. Rechtsgrundlage: § 560 Abs. 4 BGB. Die Beträge sind frei gewählt und dienen der Veranschaulichung.
48 Euro mehr im Monat, 576 Euro im Jahr – und im nächsten Frühjahr kommt keine Nachforderung mehr, die du anmahnen musst. Für deinen Mieter ist das ebenfalls die bessere Variante: Er zahlt monatlich etwas mehr statt einmal im Jahr einen Betrag, für den er nichts zurückgelegt hat.
Der Mieter darf auch nach unten anpassen
Das Recht steht beiden Seiten zu. Ergibt die Abrechnung ein deutliches Guthaben, kann dein Mieter die Vorauszahlung senken – in Textform, ab dem Folgemonat, auf das Zwölftel der tatsächlichen Kosten. Du kannst dem nicht widersprechen, wenn die Rechnung stimmt.
Deshalb ist es kein guter Plan, die Vorauszahlung bewusst hoch anzusetzen, um sich ein zinsloses Polster zu verschaffen. Das hält genau eine Abrechnungsperiode. Der bessere Weg ist, von Anfang an realistisch zu kalkulieren.
Was du beim Neuabschluss ansetzt
Bei einer Neuvermietung hast du noch keine Abrechnung für diesen Mieter. Setze die Vorauszahlung deshalb auf Basis des Vorjahresergebnisses derselben Wohnung an, angepasst an die Personenzahl. Zieht statt einer Person eine Familie ein, steigen Wasser, Abwasser und Müll spürbar. Eine zu niedrig angesetzte Vorauszahlung im Mietvertrag begründet für sich genommen zwar keinen Schadenersatzanspruch – sie kostet dich aber Vertrauen und erzeugt eine Nachforderung, die vielleicht nie ankommt.
Pauschale statt Vorauszahlung: der wichtige Unterschied
Manche Verträge sehen keine Vorauszahlung, sondern eine Betriebskostenpauschale vor. Dann wird nicht abgerechnet, du trägst das Risiko steigender Kosten und behältst den Vorteil sinkender. Eine Pauschale darfst du nur erhöhen, wenn der Mietvertrag das ausdrücklich vorsieht, und auch dann nur um den Betrag der tatsächlichen Kostensteigerung, den du erläutern musst.
Bei den heutigen Energiepreisen ist die Pauschale für Vermieter fast immer die schlechtere Wahl. Wenn du einen neuen Vertrag aufsetzt, nimm die Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung. Wie du sie erstellst, steht im Beitrag zur Nebenkostenabrechnung, welche Posten überhaupt hineindürfen, in der Übersicht der umlagefähigen Betriebskosten. Für Heizung und Warmwasser gelten zusätzlich eigene Regeln, die der Beitrag zur Heizkostenabrechnung erklärt.
Wenn du weder abrechnen noch anpassen noch nachfassen möchtest: Genau diese Aufgaben übernimmt die laufende Mietverwaltung, samt Fristenkontrolle und Schriftverkehr mit deinen Mietern.
Die übrigen Pflichten und Rechte stehen gesammelt im Ratgeber für Vermieter.
Häufige Fragen zur Vorauszahlung
Darf ich die Vorauszahlung mitten im Jahr erhöhen?
Was gilt, wenn ich die Abrechnung zu spät verschicke?
Muss ich die Anpassung begründen?
Kann ich die Anpassung mit einer Mieterhöhung verbinden?
Kurz zusammengefasst
Nach jeder ordnungsgemäßen Abrechnung darfst du die Vorauszahlung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Angemessen ist das Zwölftel des tatsächlichen Abrechnungsergebnisses, ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist es nicht. Die neue Zahlung gilt ab dem Monat nach Zugang deiner Erklärung.
Schick die Anpassung deshalb gleich mit der Abrechnung raus, nicht Wochen später. Und kalkuliere bei einer Neuvermietung realistisch statt niedrig – eine Nachforderung, die niemand erwartet hat, kostet mehr Nerven als sie einbringt.
Abrechnung, Anpassung, Mahnung – alles auf deinem Tisch?
Aus rund 4.000 verwalteten Wohneinheiten wissen wir, welche Vorauszahlung zu welcher Wohnung passt. Davon hast du den Vorteil, dass die Nachzahlung im Frühjahr klein bleibt oder ganz ausfällt.
Christian Gottschling
Beim Vermieten entscheidet die Auswahl des Mieters über dein Ergebnis. Ruf einfach an, wenn du wissen willst, was deine Wohnung bringt und wie die Prüfung abläuft.
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH · Termine bei dir vor Ort in BochumLieber telefonisch? 0201 20 20 01 — Auskunft kostet nichts, auch wenn daraus kein Auftrag wird.