Heizkostenabrechnung: was du als Vermieter abrechnen darfst
Der Verteilerschlüssel entscheidet über hunderte Euro je Wohnung – und über die Frage, ob deine Abrechnung hält.
Ende März kommt die Rechnung des Messdienstleisters, im Mai fragt die Mieterin aus dem zweiten Stock, warum sie 400 Euro nachzahlen soll. Die Antwort steht in der Heizkostenverordnung: Du musst mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten nach dem gemessenen Verbrauch verteilen, den Rest nach Wohnfläche. Eine reine Flächenabrechnung ist verboten, und wenn du nicht verbrauchsabhängig abrechnest, darf dein Mieter die Rechnung um 15 Prozent kürzen.
Diese eine Regel ist der Kern. Alles andere – Ableseformalien, Warmwassertrennung, Grundpreis, CO₂-Anteil – hängt daran. Auf dieser Seite gehen wir sie der Reihe nach durch, mit einer Beispielrechnung für ein Sechsparteienhaus.
Der Verteilerschlüssel: 50 zu 50 oder 70 zu 30
§ 7 der Heizkostenverordnung gibt dir einen Korridor. Zwischen 50 und 70 Prozent der Heizkosten gehen nach Verbrauch, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum. Innerhalb dieses Korridors darfst du wählen – aber du musst dich entscheiden und die Wahl im Mietvertrag oder durch einseitige Erklärung festlegen. Einfach jedes Jahr wechseln geht nicht.
Es gibt eine wichtige Ausnahme. In Gebäuden mit einem älteren Wärmeschutzstandard, die mit Öl oder Gas beheizt werden und in denen die freiliegenden Rohrleitungen überwiegend gedämmt sind, schreibt die Verordnung zwingend 70 Prozent nach Verbrauch vor. Das trifft eine große Zahl älterer Häuser. Prüfe also, ob du überhaupt eine Wahl hast, bevor du 50 zu 50 einstellst.
Warum der Schlüssel für deine Mieter so viel ausmacht
Je höher der Verbrauchsanteil, desto stärker wirkt sich sparsames Heizen aus. Wer viel lüftet und die Wohnung warm hält, zahlt beim 70er-Schlüssel deutlich mehr. Wer eine Wohnung im Kern des Hauses hat und von den Nachbarn mitgeheizt wird, profitiert. Beschwerden über die Abrechnung sind fast immer Beschwerden über den Schlüssel.
Beispielrechnung für ein Haus mit sechs Wohnungen
Nimm ein Mehrfamilienhaus mit 600 Quadratmetern Wohnfläche und sechs Parteien. Die Wärme kommt aus dem Fernwärmenetz. Die Jahresrechnung für Heizung und Warmwasser liegt bei 12.000 Euro, gemessen wurden im ganzen Haus 120.000 Verbrauchseinheiten. Eine Wohnung hat 75 Quadratmeter, also 12,5 Prozent der Fläche, verbraucht aber nur 7.200 Einheiten, also 6 Prozent. Ein sparsamer Haushalt.
| Position | Schlüssel 70/30 | Schlüssel 50/50 |
|---|---|---|
| Topf nach Verbrauch | 8.400 € | 6.000 € |
| Topf nach Fläche | 3.600 € | 6.000 € |
| Anteil der Wohnung am Verbrauch (6 %) | 504 € | 360 € |
| Anteil der Wohnung an der Fläche (12,5 %) | 450 € | 750 € |
| Kosten der Wohnung gesamt | 954 € | 1.110 € |
| Vorauszahlung 12 × 95 € | 1.140 € | 1.140 € |
| Guthaben | 186 € | 30 € |
Beispielrechnung, gerundet. Rechtsgrundlage: § 7 Heizkostenverordnung. Die Werte sind frei gewählt und dienen nur der Veranschaulichung.
156 Euro Unterschied für dieselbe Wohnung, dieselbe Heizung, dasselbe Jahr. Nur der Schlüssel ist ein anderer. Bevor du also in einem Haus mit gut gedämmten Wohnungen und sehr unterschiedlichen Nutzern den Schlüssel festlegst, rechne beide Varianten einmal durch.
Fernwärme in Bochum: der Grundpreis gehört in denselben Topf
Viele Bochumer Quartiere hängen am Fernwärmenetz der Stadtwerke. Für dich als Vermieter ändert das die Abrechnungslogik an einer Stelle, an der oft falsch gerechnet wird. Die Rechnung des Versorgers besteht aus einem Arbeitspreis für die gelieferte Wärme und einem Grund- oder Leistungspreis für die bereitgestellte Anschlussleistung. Beides zusammen sind die Kosten der gelieferten Wärme.
Der Fehler, der immer wieder passiert: Der Grundpreis wird komplett nach Wohnfläche verteilt, weil er ja verbrauchsunabhängig anfällt. Das ist nicht vorgesehen. Der Grundpreis geht in denselben Gesamtbetrag wie der Arbeitspreis und wird nach demselben Schlüssel aufgeteilt. Wer das trennt, gibt der Abrechnung eine Angriffsfläche, die er nicht braucht.
Ein zweiter Punkt betrifft Häuser ohne eigene Heizzentrale: Auch bei Fernwärme brauchst du Erfassungsgeräte in den Wohnungen. Ohne Messung keine verbrauchsabhängige Abrechnung, und ohne die greift das Kürzungsrecht. Wenn du die laufende Abrechnung nicht selbst machen willst, übernimmt das die Mietverwaltung für dein Bochumer Objekt samt Messdienstvertrag und Fristenkontrolle.
Warmwasser, CO₂ und die Grenzen der Umlage
Wenn Heizung und Warmwasser aus einer Anlage kommen, musst du die Kosten zuerst trennen. Die Verordnung gibt dafür eine Formel vor: Die Wärmemenge fürs Warmwasser ergibt sich aus dem gemessenen Wasservolumen und der Warmwassertemperatur. Ohne Wärmezähler darfst du diese Formel anwenden, mit Zähler zählt der gemessene Wert. Danach werden beide Blöcke getrennt verteilt, jeder wieder nach dem Verbrauchs- und Flächenschlüssel.
Seit der Einführung des CO₂-Preises trägst du außerdem einen Teil dieser Kosten selbst. Wie hoch dein Anteil ist, hängt vom Kohlendioxidausstoß des Gebäudes je Quadratmeter ab – je schlechter das Haus, desto mehr zahlst du. Wie das Stufenmodell im Detail funktioniert, steht in unserem Beitrag zur Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter.
Nicht in die Heizkostenabrechnung gehören Reparaturen an der Anlage. Wartung ja, Austausch der Umwälzpumpe nein. Diese Grenze verläuft entlang der Trennung von Instandhaltung und Instandsetzung. Welche Posten insgesamt in eine Abrechnung dürfen, findest du in der Übersicht der umlagefähigen Betriebskosten.
Fristen und Formfehler, die dich Geld kosten
Du hast zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Abrechnung zuzustellen. Läuft dein Abrechnungsjahr bis zum 31. Dezember, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein. Nicht abgeschickt, sondern angekommen. Danach kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
Drei Fehler tauchen besonders oft auf. Erstens: falsche Gesamtfläche, weil eine ausgebaute Dachgeschosswohnung fehlt. Zweitens: Vorauszahlungen aus dem falschen Zeitraum. Drittens: fehlende Angabe des Verteilerschlüssels, sodass der Mieter nicht nachrechnen kann. Alle drei sind vermeidbar, wenn eine zweite Person die Abrechnung prüft, bevor sie rausgeht.
Wenn sich zeigt, dass die Vorauszahlungen dauerhaft zu niedrig sind, darfst du sie nach der Abrechnung anpassen. Wie das formal sauber geht, erklärt der Beitrag Nebenkostenvorauszahlung anpassen.
Weitere Antworten zu Mietrecht und Verwaltung findest du im Ratgeber Vermieten und Verwalten.
Häufige Fragen zur Heizkostenabrechnung
Darf ich die Heizkosten komplett nach Quadratmetern abrechnen?
Was passiert, wenn ein Erfassungsgerät ausgefallen ist?
Muss ich meinen Mietern monatlich Verbrauchsdaten schicken?
Wer zahlt die Kosten des Messdienstleisters?
Kurz zusammengefasst
Zwischen 50 und 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten gehen nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Der gewählte Schlüssel entscheidet in einem normalen Haus über gut 150 Euro je Wohnung und Jahr. Bei Fernwärme gehört der Grundpreis in denselben Topf wie der Arbeitspreis, nicht separat auf die Fläche.
Halte die Zwölfmonatsfrist ein, gib den Verteilerschlüssel in der Abrechnung an und lass eine zweite Person drüberschauen. Wenn dir das zu viel wird, gib die Abrechnung ab – dann kommt sie pünktlich und du bekommst die Rückfragen deiner Mieter nicht auf den Tisch.
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Aus rund 4.000 verwalteten Wohneinheiten kennen wir jeden Abrechnungsfehler, den es gibt. Davon hast du den Vorteil, dass deine Abrechnung fristgerecht rausgeht und Nachfragen bei uns landen, nicht bei dir.
Christian Gottschling
Beim Vermieten entscheidet die Auswahl des Mieters über dein Ergebnis. Ruf einfach an, wenn du wissen willst, was deine Wohnung bringt und wie die Prüfung abläuft.
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH · Termine bei dir vor Ort in BochumLieber telefonisch? 0201 20 20 01 — Auskunft kostet nichts, auch wenn daraus kein Auftrag wird.