Hausverwaltung wechseln in Bochum.
So geht es sauber.
Ein Beschluss, drei Wochen Frist, eine Unterlagenliste. Mehr braucht es nicht, wenn die Reihenfolge stimmt.
Die Jahresabrechnung kam im November. Für das vorletzte Wirtschaftsjahr. Auf drei Nachfragen des Beirats gab es keine Antwort, das Angebot für die Dachrinne liegt seit dem Frühjahr unbearbeitet, und in der letzten Versammlung wusste niemand, wie hoch die Rücklage eigentlich ist.
An diesem Punkt beginnen die meisten Gespräche über einen Wechsel. Die gute Nachricht: Die Hausverwaltung wechseln ist in Bochum kein juristisches Abenteuer, sondern ein Ablauf mit klaren Schritten und klaren Fristen. Eine Eigentümergemeinschaft kann ihren Verwalter jederzeit abberufen, ohne dafür einen Grund zu brauchen. Bei Miet- und Sondereigentumsverwaltung genügt eine Kündigung nach Vertrag.
Diese Seite geht die Sache der Reihe nach durch. Woran du merkst, dass es Zeit ist. Wie Abberufung und Neubestellung beschlossen werden und welche Fristen dabei laufen. Welche Unterlagen die alte Verwaltung herausgeben muss. Und wie die Übergabe abläuft, ohne dass zwischendrin ein Monat ins Leere fällt.
Zehn Anzeichen, dass ein Wechsel überfällig ist
Einzeln ist jeder Punkt verzeihlich. Wenn du drei oder mehr abhaken kannst, arbeitet die Verwaltung nicht mehr für euch.
- Die Jahresabrechnung kommt zu spät. Sie gehört auf die ordentliche Versammlung des Folgejahres. Wer zwei Jahre hinterherhängt, hat ein strukturelles Problem, kein Zeitproblem.
- Niemand ruft zurück. Anrufe laufen ins Leere, Mails bleiben unbeantwortet, es gibt keinen festen Ansprechpartner mit Namen.
- Beschlüsse werden nicht umgesetzt. Die Versammlung hat die Fassade beschlossen, ein Jahr später ist kein Angebot eingeholt.
- Die Beschluss-Sammlung fehlt oder ist lückenhaft. Sie ist Pflicht. Wenn niemand sie zeigen kann, ist das ein hartes Argument.
- Belege werden nicht gezeigt. Der Beirat hat ein Prüfrecht. Wer es erschwert, hat meist einen Grund.
- Immer dieselbe Handwerkerfirma, immer ohne Vergleichsangebot. Bei größeren Aufträgen gehören drei vergleichbare Angebote zur ordnungsmäßigen Verwaltung.
- Die Rücklage stimmt hinten und vorne nicht. Ein unsaniertes Haus aus den Sechzigern mit einer Rücklage von wenigen tausend Euro ist eine Zeitbombe, und die Verwaltung hätte es sagen müssen.
- Das Geld der Gemeinschaft liegt auf einem Sammelkonto. Es gehört auf ein Konto der Gemeinschaft. Alles andere ist ein echtes Risiko.
- Versammlungen enden ohne Ergebnis. Wenn Tagesordnungspunkte regelmäßig vertagt werden, weil Unterlagen fehlen, liegt das an der Vorbereitung.
- Nachweise fehlen. Erlaubnis nach Paragraf 34c der Gewerbeordnung, Vermögensschadenhaftpflicht, Weiterbildung. Wer das nicht innerhalb einer Woche vorlegen kann, hat es nicht.
Drei oder mehr Punkte treffen zu? Schick uns die letzte Abrechnung, wir sagen dir ehrlich, was wir sehen.
Wann ein Wechsel sich nicht lohnt
Ehrlich bleibt ehrlich: Ein Wechsel kostet die Gemeinschaft Kraft und ein paar Monate Reibung. Wenn nur der Preis stört, die Arbeit aber stimmt, ist ein Gespräch über die Vergütung sinnvoller. Wenn ein einzelner Eigentümer einen persönlichen Konflikt mit der Sachbearbeiterin hat, löst ein Wechsel das selten. Und wer nur deshalb wechseln will, weil ein Bochumer Nachbarhaus angeblich weniger zahlt, sollte vorher die beiden Leistungslisten nebeneinanderlegen. Und wenn eine große Sanierung gerade läuft, lohnt es meistens, den Wechsel auf die Zeit nach der Abnahme zu legen, weil sonst Gewährleistungsfragen zwischen zwei Verwaltungen hängen bleiben.
Hausverwaltung wechseln in Bochum: Abberufung und Neubestellung
Der Weg führt immer über einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Alles andere ist Vorbereitung.
Schritt eins: Mehrheit sichern
Sprich vorher mit dem Beirat und den größeren Eigentümern. Ein Wechsel, der in der Versammlung überraschend kommt, scheitert oft, weil die Anwesenden keine Alternative kennen. Hol also zuerst zwei bis drei Angebote von neuen Verwaltungen ein, mit Vergütung, Laufzeit und Leistungsliste. Ohne Alternative gibt es keinen Beschluss.
Schritt zwei: die Versammlung einberufen
Normalerweise lädt der Verwalter ein. Wenn er das verweigert oder wenn kein Verwalter mehr da ist, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einladen, ersatzweise dessen Stellvertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer. Die Einladung geht in Textform raus, also auch per Mail. Die Frist beträgt drei Wochen. Wichtig: Abberufung und Neubestellung müssen als eigene Tagesordnungspunkte in der Einladung stehen. Wer sie erst in der Versammlung aufwirft, produziert einen anfechtbaren Beschluss.
Schritt drei: drei Beschlüsse fassen
In dieser Reihenfolge, jeweils mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen:
- Abberufung der bisherigen Verwaltung, mit Datum. Ein wichtiger Grund ist nicht nötig.
- Bestellung der neuen Verwaltung, mit Name, Beginn und Bestelldauer. Höchstens fünf Jahre, bei einer neu aufgeteilten Gemeinschaft höchstens drei.
- Zustimmung zum Verwaltervertrag, mit Vergütung und Laufzeit. Der Beschluss über die Bestellung und der über den Vertrag sind zwei verschiedene Dinge.
Ergänzend gehört ein vierter Punkt auf die Tagesordnung: die Ermächtigung, die Herausgabe der Unterlagen und die Schlussabrechnung von der alten Verwaltung zu verlangen, notfalls gerichtlich.
Du willst für die Versammlung ein Angebot, das du vorlesen kannst? Das bekommst du nach einem Rundgang durchs Haus.
Schritt vier: die Fristen im Blick behalten
Die Abberufung wirkt sofort, sobald sie beschlossen ist. Der Verwaltervertrag läuft davon getrennt und endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Praktisch heißt das: Die alte Verwaltung darf ab sofort nicht mehr handeln, kann aber unter Umständen bis zu sechs Monate weiter Vergütung verlangen. Für die neue Verwaltung ist das kein Hindernis, für die Kasse der Gemeinschaft ein Posten, den ihr einplanen solltet.
Die zweite wichtige Frist gilt für Beschlüsse allgemein: Wer einen Beschluss angreifen will, muss innerhalb eines Monats nach der Versammlung Klage erheben und sie innerhalb von zwei Monaten begründen. Zuständig ist für Bochumer Objekte das Amtsgericht Bochum. Deshalb ist saubere Formulierung wichtiger als Schnelligkeit.
Wechsel bei Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung
Hier ist es einfacher, weil du allein entscheidest. Es gibt keine Versammlung und keinen Beschluss, sondern einen Vertrag zwischen dir und der Verwaltung.
Schau zuerst in den Vertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist, Form. Üblich sind ein bis zwei Jahre Laufzeit mit drei bis sechs Monaten Frist zum Jahresende. Kündige schriftlich und lass dir den Eingang bestätigen. Ein Einschreiben ist die sichere Variante.
Danach folgen dieselben Punkte wie bei der WEG: Unterlagen anfordern, Konten umstellen, Mieter informieren, Schlussabrechnung verlangen. Der praktisch wichtigste Punkt ist der Zeitpunkt. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist am saubersten, weil die alte Verwaltung dann noch die Betriebskostenabrechnung für ihr volles Jahr erstellt. Wechselst du im Juli, muss vertraglich geklärt sein, wer abrechnet. Sonst rechnet am Ende niemand ab, und du verlierst die Nachforderung, weil die Frist verstreicht.
Wie eine laufende Betreuung aussieht, findest du unter Mietverwaltung in Bochum und für einzelne Wohnungen unter Sondereigentumsverwaltung in Bochum.
Welche Unterlagen die alte Verwaltung herausgeben muss
Die Verwaltung hat die Unterlagen nur treuhänderisch. Sie gehören der Gemeinschaft beziehungsweise dir. Nach dem Ende des Auftrags muss alles herausgegeben werden, was sie zur Ausführung erhalten oder aus der Tätigkeit erlangt hat. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorarforderungen steht ihr dabei grundsätzlich nicht zu. Wer die Unterlagen als Druckmittel benutzt, handelt pflichtwidrig.
Diese Liste solltest du wörtlich in deine Anforderung übernehmen:
- Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung
- vollständige Beschluss-Sammlung, fortlaufend nummeriert
- Protokolle aller Eigentümerversammlungen, möglichst lückenlos
- Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und Wirtschaftspläne der letzten Jahre
- aktuelle Eigentümerliste mit Miteigentumsanteilen und Kontaktdaten
- alle laufenden Verträge: Versicherung, Wartung von Heizung, Aufzug und Rauchmeldern, Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Kabel und Internet
- Kontoauszüge, Belege, offene Posten, Rückstandslisten, Kontovollmachten
- Nachweise zur Erhaltungsrücklage und deren Anlage
- Bauunterlagen, Baugenehmigungen, Statik, Gewährleistungsvereinbarungen und Abnahmeprotokolle
- Energieausweis, Prüfberichte, Legionellenprüfung, Schornsteinfegerprotokolle
- bei Mietverwaltung zusätzlich: alle Mietverträge, Nachträge, Kautionsnachweise, Übergabeprotokolle, laufender Schriftverkehr, offene Mahnverfahren
- Schlüssel, Zugangscodes und Zugänge zu digitalen Portalen
- Schlussabrechnung für den Zeitraum bis zum Ende der Tätigkeit
Setz für die Herausgabe eine konkrete Frist, zwei bis vier Wochen sind angemessen, und verlange die Übergabe gegen ein Protokoll, das beide Seiten unterschreiben. Wenn nichts kommt, hilft in der Praxis meist ein anwaltliches Schreiben mit Fristsetzung. Der Anspruch selbst ist unstrittig, das wissen auch säumige Verwaltungen.
Die Anforderung an die alte Verwaltung übernehmen wir für euch, mit Liste und Frist.
So läuft die Übergabe in der Praxis
Vor der Versammlung
Angebote einholen, Beirat einbinden, Tagesordnung formulieren, Einladung drei Wochen vorher rausschicken.
Beschluss
Abberufung, Neubestellung, Vertrag, Ermächtigung zur Unterlagenanforderung. Alles ins Protokoll, mit Stimmergebnis.
Anforderung
Schriftliche Aufforderung an die alte Verwaltung mit Unterlagenliste, Frist und Bitte um Schlussabrechnung.
Übernahme
Übergabeprotokoll, Sichtung, Konten der Gemeinschaft umstellen, Versicherer und Dienstleister informieren, Eigentümer und Mieter anschreiben.
Bestandsaufnahme
Begehung des Hauses, Prüfung der Rücklage, Liste der offenen Punkte. Das Ergebnis kommt auf die nächste Versammlung.
Die wichtigsten Fristen auf einen Blick
| Vorgang | Frist |
|---|---|
| Einladung zur Eigentümerversammlung | 3 Wochen |
| Wirkung der Abberufung | sofort mit Beschluss |
| Ende des Verwaltervertrags nach Abberufung | spätestens 6 Monate |
| Höchstdauer einer Verwalterbestellung | 5 Jahre |
| Höchstdauer bei neu aufgeteilter Gemeinschaft | 3 Jahre |
| Wiederbestellung frühestens | 1 Jahr vor Ablauf |
| Anfechtung eines Beschlusses: Klage | 1 Monat |
| Anfechtung eines Beschlusses: Begründung | 2 Monate |
Quelle: Wohnungseigentumsgesetz. Angaben ohne Gewähr, im Einzelfall entscheidet die Gemeinschaftsordnung.
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Brauchen wir einen wichtigen Grund für die Abberufung?
Was, wenn die alte Verwaltung die Versammlung nicht einlädt?
Wie lange dauert ein Wechsel insgesamt?
Was kostet der Wechsel?
Was passiert mit dem Geld der Gemeinschaft?
Können wir mitten im Jahr wechseln?
Übernehmt ihr auch Häuser mit unvollständigen Unterlagen?
Kurz zusammengefasst
Eine Eigentümergemeinschaft kann ihren Verwalter jederzeit abberufen und braucht dafür keinen Grund. Nötig sind drei Beschlüsse in einer ordentlich einberufenen Versammlung: Abberufung, Neubestellung, Verwaltervertrag. Die Einladungsfrist beträgt drei Wochen, der alte Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Bei Miet- und Sondereigentumsverwaltung entscheidest du allein und kündigst nach Vertrag. In beiden Fällen ist der kritische Punkt die Übergabe: Fordere die Unterlagen mit Liste und Frist an, verlange eine Schlussabrechnung und lass ein Protokoll unterschreiben.
Wenn ihr über einen Wechsel nachdenkt, schickt uns die letzte Jahresabrechnung und das Baujahr. Ihr bekommt eine Einschätzung, was das Haus braucht, und ein Angebot, das ihr in der Versammlung vorlesen könnt. Wie eine Gemeinschaft danach geführt wird, steht unter WEG-Verwaltung in Bochum, der Überblick über alle Verwaltungsarten unter Hausverwaltung in Bochum.
Wann kam eure letzte Jahresabrechnung?
Schick sie uns zusammen mit dem Baujahr. Wir sagen dir in einem Gespräch, ob sich ein Wechsel lohnt und was er bringt.
Christian Gottschling
Wenn du mit deiner Verwaltung unzufrieden bist, klärt ein Telefonat meist in zehn Minuten, ob ein Wechsel sich lohnt. Das kostet dich nichts und verpflichtet dich zu nichts.
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH · Termine bei dir vor Ort in BochumLieber telefonisch? 0201 20 20 01 — Auskunft kostet nichts, auch wenn daraus kein Auftrag wird.