Instandhaltung oder Instandsetzung: der Unterschied und wer zahlt

Der Unterschied zwischen Instandhaltung und Instandsetzung in einem Satz

Instandhaltung ist alles, was verhindert, dass etwas kaputtgeht. Instandsetzung ist alles, was repariert, nachdem etwas kaputtgegangen ist. Vorbeugen gegen Wiederherstellen – so einfach ist die Grenze im Kern.

Typische Fälle

Instandhaltung: die jährliche Heizungswartung, das Reinigen der Dachrinne, das Prüfen der Rauchmelder, das Nachstellen von Fensterbeschlägen, der Wartungsvertrag für den Aufzug. Es ist nichts defekt, du hältst den Zustand.

Instandsetzung: die geplatzte Wasserleitung, das undichte Flachdach, die ausgefallene Umwälzpumpe, der Riss in der Fassade. Etwas funktioniert nicht mehr, du stellst den vertragsgemäßen Zustand wieder her.

Beides schuldest du. Das Gesetz verlangt vom Vermieter, die Mietsache während der gesamten Mietzeit in einem Zustand zu erhalten, der zum vertragsgemäßen Gebrauch taugt. Diese Pflicht kannst du dem Mieter nicht durch eine Klausel im Mietvertrag überstülpen. Formulierungen wie „Der Mieter trägt sämtliche Reparaturen“ sind in Wohnraummietverträgen unwirksam – und zwar vollständig, nicht nur bis zu einer noch vertretbaren Höhe.

Warum das Finanzamt genauer hinschaut als dein Mieter

Steuerlich heißen beide Posten zusammen Erhaltungsaufwand. Erhaltungsaufwand ziehst du im Jahr der Zahlung voll als Werbungskosten ab. Das ist der Regelfall und für dich der günstigste.

Gefährlich wird es in den ersten drei Jahren nach dem Kauf. Übersteigen deine Sanierungsrechnungen in dieser Zeit 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes, werden sie rückwirkend zu Herstellungskosten. Dann darfst du sie nicht mehr sofort abziehen, sondern nur noch über die Abschreibung – bei einem normalen Wohngebäude mit zwei Prozent pro Jahr, also über 50 Jahre. Aus einem Steuervorteil im ersten Jahr wird ein Rinnsal.

Rechenbeispiel: die 15-Prozent-Grenze

Beispielrechnung, gerundet. Rechtsgrundlage: § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Die Beträge sind frei gewählt.

3.300 Euro über der Grenze – und damit sind nicht nur diese 3.300 Euro betroffen, sondern die vollen 29.700 Euro. Sie wandern komplett in die Abschreibung. Hättest du die Türen und Böden ein Jahr später machen lassen, wärst du unter der Grenze geblieben.

Ein zweiter Hebel: Größere Erhaltungsaufwendungen an einem vermieteten Wohngebäude darfst du auf zwei bis fünf Jahre verteilen. Das lohnt sich, wenn dein Einkommen schwankt oder die Kosten in einem Jahr höher sind als deine Mieteinnahmen.

Was das für deine Betriebskostenabrechnung heißt

Weder Instandhaltung noch Instandsetzung darf in die Betriebskostenabrechnung. Die Betriebskostenverordnung nimmt sie ausdrücklich aus. Das klingt eindeutig, wird aber ständig verletzt – meist bei Wartungsverträgen, in denen Wartung und Reparatur in einer Pauschale stecken.

Die Lösung ist simpel: Lass dir vom Dienstleister eine Rechnung geben, die den Wartungsanteil und den Reparaturanteil getrennt ausweist. Den Wartungsanteil legst du um, den Rest trägst du. Wenn dein Aufzugsvertrag eine Vollwartung mit Ersatzteilen enthält, musst du den Reparaturanteil herausrechnen – sonst ist die Position angreifbar. Eine Übersicht darüber, was überhaupt in die Abrechnung darf, gibt der Beitrag zu den umlagefähigen Betriebskosten. Wer diese Trennung nicht jedes Jahr selbst nachrechnen will, gibt sie an die laufende Mietverwaltung ab – dort läuft die Prüfung ohnehin für jede Rechnung.

Kurz zusammengefasst

Instandhaltung beugt vor, Instandsetzung repariert – beides zahlst du als Eigentümer. Auf den Mieter kommen nur Kleinreparaturen im engen Rahmen, Schönheitsreparaturen und selbst verursachte Schäden zu. Auf die Miete umlegen darfst du nur echte Modernisierung, und dort auch nur den Anteil, der über die Reparatur hinausgeht.

Die teuerste Falle sitzt im Steuerrecht: 15 Prozent der Gebäudeanschaffungskosten in den ersten drei Jahren, und der Sofortabzug ist weg. Plane größere Maßnahmen deshalb über den Kalender, nicht nur über den Handwerkertermin.