Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen

Auf dem Küchentisch liegen 14 Seiten, drei Tage vor der Versammlung eingetroffen. Ganz unten steht eine Nachzahlung von 812 €, und niemand weiß, wo sie herkommt. Wer die Jahresabrechnung der WEG prüfen will, braucht dafür weder ein Buchhaltungsstudium noch einen ganzen Abend. Es reicht, sieben Zahlen gegeneinanderzuhalten: Anfangsbestand, Endbestand, Summe der Einzelabrechnungen, Kontostände, Rücklagenbewegung, Verteilerschlüssel und die Abrechnungsspitze. Stimmen diese sieben, ist die Abrechnung mit hoher Wahrscheinlichkeit sauber. Stimmt eine davon nicht, hast du den Punkt für die Versammlung.

Der Wirtschaftsplan ist die zweite Hälfte derselben Aufgabe. Er sagt voraus, was im kommenden Jahr gebraucht wird, und legt damit dein Hausgeld fest. Beide Papiere zusammen sind die einzige belastbare Auskunft darüber, wie es einer Gemeinschaft wirklich geht.

Zwei Papiere, zwei Aufgaben

Der Unterschied klingt banal, wird in Versammlungen aber ständig verwechselt. Der Wirtschaftsplan blickt nach vorn und ist eine Schätzung. Die Jahresabrechnung blickt zurück und ist eine Ist-Rechnung nach dem, was tatsächlich auf dem Konto passiert ist. Nicht nach Rechnungsdatum, sondern nach Zahlungsdatum.

Beschlossen wird jeweils nur ein Teil. Beim Wirtschaftsplan sind es die Vorschüsse, also das Hausgeld je Einheit. Bei der Jahresabrechnung ist es die Abrechnungsspitze, also die Differenz zwischen gezahlten Vorschüssen und tatsächlichen Kosten. Der große Zahlenteppich davor wird nicht beschlossen — er ist Grundlage, nicht Beschlussgegenstand. Das ist mehr als Formalie: Ein Anfechtungsantrag muss sich gegen die Spitze richten, nicht gegen die Abrechnung als Ganzes.

Was im Wirtschaftsplan stehen muss

Der Plan listet die erwarteten Einnahmen und Ausgaben des Gemeinschaftseigentums und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Daraus ergibt sich das Hausgeld. Ein Plan ohne getrennt ausgewiesene Rücklagenzuführung ist unbrauchbar, weil dann niemand sieht, ob überhaupt gespart wird.

Quelle: eigene Beispielrechnung für eine Gemeinschaft mit zwölf Einheiten und 940 m² Wohnfläche. Kein Angebot, keine Preisliste.

Die interessanteste Zeile ist die vorletzte. 10.340 € auf 940 Quadratmeter sind 11 € je Quadratmeter und Jahr. Bei einem Haus mit altem Dach, alten Fenstern und alter Heizung ist das knapp. Welche Größenordnung sinnvoll ist und wie du sie herleitest, steht unter Erhaltungsrücklage: Wie hoch sollte sie sein.

Die Jahresabrechnung der WEG prüfen: sieben Kontrollen

1. Anfangsbestand gegen Endbestand des Vorjahres

   Der Anfangsbestand aller Konten muss exakt dem Endbestand der Vorjahresabrechnung entsprechen. Weicht er ab, ist irgendwo nachgebucht worden. Frag nach dem Warum, bevor du weiterliest.

2. Kontostände gegen Bankbelege

   Girokonto und Rücklagenkonto zum Stichtag. Lass dir die Kontoauszüge zeigen. Diese Kontrolle dauert zwei Minuten und deckt die schwersten Fälle auf.

3. Summe aller Einzelabrechnungen gegen die Gesamtabrechnung

   Beides muss auf den Cent zusammenpassen. Fehlt eine Einheit oder ist eine doppelt, fällt es hier auf.

4. Verteilerschlüssel je Kostenart

   Miteigentumsanteile, Wohnfläche, Einheiten oder Verbrauch: Der Schlüssel muss dem entsprechen, was Teilungserklärung oder Beschluss vorgeben, und über die Jahre gleich bleiben.

5. Heizkosten nach der Heizkostenverordnung

   Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent müssen nach Verbrauch verteilt sein. Prüf, ob der Wert der Abrechnung des Messdienstes mit dem in der Jahresabrechnung übereinstimmt.

6. Bewegungen der Erhaltungsrücklage

   Zuführung, Entnahme, Zinsen. Eine Entnahme für eine Dachreparatur darf nicht zusätzlich als laufende Ausgabe auf alle verteilt werden. Diese Doppelbelastung ist der häufigste teure Fehler.

7. Abrechnungsspitze je Einheit

   Kosten minus gezahlte Vorschüsse. Genau diese Zahl wird beschlossen. Alles andere ist Erläuterung.

Eine Einzelabrechnung Zeile für Zeile

So sieht das an einer Wohnung mit 68 Quadratmetern und 72 von 1.000 Miteigentumsanteilen aus.

Quelle: eigene Beispielrechnung, gerundete Werte, 72/1.000 Miteigentumsanteile. Kein Angebot.

Zwei Dinge fallen an diesem Beispiel auf. Erstens macht die Heizung über 40 Prozent der Gesamtkosten aus — dort lohnt genaues Hinsehen am meisten. Zweitens ist die Rücklagenzuführung in der Abrechnung als Kostenposition enthalten. Das Geld ist damit nicht weg, es liegt auf dem Rücklagenkonto. Wenn du die Wohnung vermietest, darfst du diese Position aber nicht auf deinen Mieter umlegen. Welche Positionen umlagefähig sind, steht unter umlagefähige Betriebskosten.

Der Vermögensbericht: die Zahl, die niemand liest

Einmal im Jahr muss die Verwaltung einen Vermögensbericht erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung stellen. Darin stehen der Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. Dieses eine Blatt beantwortet die wichtigste Frage überhaupt: Wie viel Geld hat die Gemeinschaft für das nächste Dach.

Lies es zusammen mit dem Alter der Bauteile. Eine Rücklage von 62.000 € klingt beruhigend, bis jemand ausrechnet, dass Dach, Fassade und Stränge zusammen im sechsstelligen Bereich liegen. Dann steht früher oder später eine Sonderumlage an, und es ist besser, das zwei Jahre vorher zu wissen als zwei Wochen vorher.

Fehler, die richtig teuer werden

Vier Muster tauchen immer wieder auf.

Der stillschweigend geänderte Verteilerschlüssel. Ein Kostenblock wird plötzlich nach Einheiten statt nach Miteigentumsanteilen verteilt. Für kleine Wohnungen bedeutet das mehrere hundert Euro Unterschied im Jahr. Ohne Beschluss oder Vereinbarung ist die Änderung angreifbar.

Die doppelt verrechnete Rücklagenentnahme. Eine Reparatur wird aus der Rücklage bezahlt und zusätzlich als laufende Ausgabe verteilt. Alle zahlen dieselbe Rechnung zweimal.

Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum. Die Abrechnung folgt dem Geldfluss. Eine im Dezember gestellte, im Januar bezahlte Rechnung gehört ins Folgejahr.

Nicht getrennte Positionen für Vermieter. Verwaltervergütung, Rücklagenzuführung und Instandsetzung sind nicht umlagefähig. Wer sie nicht getrennt ausgewiesen bekommt, kann seine Nebenkostenabrechnung nicht sauber erstellen.

Wenn die Abrechnung nicht stimmt

Der erste Schritt ist immer die Belegeinsicht. Jeder Eigentümer hat das Recht dazu, ohne besonderen Anlass, und niemand muss dafür einen Grund nennen. Sinnvoll ist ein Termin vor der Versammlung, gern gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat, der Wirtschaftsplan und Abrechnung ohnehin prüfen und mit einer Stellungnahme versehen soll.

Findest du einen Fehler, gehört er in die Versammlung, bevor abgestimmt wird. Wird trotzdem beschlossen, bleibt die Anfechtungsklage. Dafür gilt eine harte Frist: einen Monat ab Beschlussfassung für die Klage, zwei Monate für die Begründung. Diese Frist läuft unabhängig davon, wann das Protokoll ankommt. Der Ablauf steht im Detail unter Beschlussanfechtung. Welche Pflichten die Verwaltung sonst noch treffen, findest du in der Übersicht zu den Aufgaben des WEG-Verwalters.

Alle anderen Fragen rund um deine Mieter beantwortet der Vermieter-Ratgeber für Bochum.

Häufige Fragen zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Kurz zusammengefasst

Der Wirtschaftsplan legt dein Hausgeld fest, die Jahresabrechnung sagt, ob die Schätzung gestimmt hat. Beides lässt sich mit sieben Kontrollen prüfen: Anfangsbestand, Kontostände, Summenabgleich, Verteilerschlüssel, Heizkostenverteilung, Rücklagenbewegung und Abrechnungsspitze. Wer diese Runde einmal im Jahr dreht, findet die teuren Fehler rechtzeitig — und geht in die Versammlung mit einer Frage statt mit einem Bauchgefühl. Wenn die Zahlen in deiner Gemeinschaft regelmäßig nicht tragen, liegt das Problem meist nicht bei den Eigentümern, sondern in der WEG-Verwaltung.