Aufgaben des WEG-Verwalters: Was er leisten muss
Der gesetzliche Pflichtenkatalog, die Fristen dazu und die Punkte, an denen du merkst, dass etwas fehlt.
Die Jahresabrechnung kam im September — für das vorletzte Wirtschaftsjahr. Auf den Anruf beim Verwalter meldet sich ein Band, und in der Versammlung heißt es, die Software sei umgestellt worden. In dieser Lage sind die Aufgaben des WEG-Verwalters keine Geschmacksfrage. Das Wohnungseigentumsgesetz zählt sie auf, und die Gemeinschaft hat einen durchsetzbaren Anspruch darauf. Der Verwalter führt das Geld der Gemeinschaft, stellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht auf, lädt zur Eigentümerversammlung, führt die Beschluss-Sammlung, setzt Beschlüsse um und vertritt die Gemeinschaft nach außen.
Alles, was darüber hinausgeht, steht im Verwaltervertrag — und genau dort trennt sich ein tragfähiges Angebot von einem billigen. Wer weiß, was Pflicht ist, erkennt in zehn Minuten, ob die eigene Verwaltung liefert oder nur verwaltet. Dieser Text gibt dir die Liste, die Fristen und zwei Rechenbeispiele, mit denen du das prüfen kannst.
Die Aufgaben des WEG-Verwalters im Überblick
Acht Punkte bilden den Kern. Diese acht gelten unabhängig davon, was im Vertrag steht, und lassen sich durch eine Vereinbarung nicht wegdrücken.
| Aufgabe | Rechtsgrundlage | Turnus oder Frist |
|---|---|---|
| Wirtschaftsplan aufstellen | § 28 Abs. 1 WEG | vor Beginn des Wirtschaftsjahres |
| Jahresabrechnung aufstellen | § 28 Abs. 2 WEG | nach Ablauf des Wirtschaftsjahres |
| Vermögensbericht erstellen | § 28 Abs. 4 WEG | einmal jährlich, an jeden Eigentümer |
| Eigentümerversammlung einberufen | § 24 Abs. 1 und 4 WEG | mindestens einmal im Jahr, Ladungsfrist drei Wochen |
| Beschluss-Sammlung führen | § 24 Abs. 7 und 8 WEG | laufend, unverzüglich nach jedem Beschluss |
| Beschlüsse durchführen und Hausordnung umsetzen | § 27 Abs. 1 WEG | laufend |
| Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich vertreten | § 9b Abs. 1 WEG | laufend |
| Einsicht in die Verwaltungsunterlagen gewähren | § 18 Abs. 4 WEG | auf Verlangen jedes Eigentümers |
Quelle: Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der geltenden Fassung. Übersicht ohne Anspruch auf Vollständigkeit, keine Rechtsberatung.
Das Geld: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
Drei Papiere im Jahr, drei verschiedene Aufgaben. Wer sie verwechselt, diskutiert in der Versammlung über das Falsche.
Der Wirtschaftsplan schaut nach vorn
Er schätzt, was die Gemeinschaft im kommenden Jahr braucht: Betriebskosten, Versicherungen, Wartungsverträge, Verwaltervergütung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Daraus ergibt sich das Hausgeld je Einheit. Beschlossen wird nicht der Plan selbst, sondern die Vorschüsse, die daraus folgen. Der Plan gilt weiter, bis ein neuer beschlossen ist. Im Januar steht deshalb niemand ohne Grundlage da.
Ein Beispiel mit zwölf Einheiten und 940 Quadratmetern Wohnfläche zeigt die Größenordnung.
| Position im Wirtschaftsplan | Jahr | je Monat und Einheit |
|---|---|---|
| Heizung und Warmwasser | 19.800 € | 137,50 € |
| Wasser, Abwasser, Müll, Straßenreinigung | 9.600 € | 66,67 € |
| Versicherungen, Strom, Wartung, Hausmeister | 8.400 € | 58,33 € |
| Verwaltervergütung | 3.600 € | 25,00 € |
| Zuführung zur Erhaltungsrücklage | 10.340 € | 71,81 € |
| Hausgeld gesamt | 51.740 € | 359,31 € |
Quelle: eigene Beispielrechnung für eine Gemeinschaft mit zwölf Einheiten und 940 m² Wohnfläche. Kein Angebot, keine Preisliste.
Die Rücklagenzuführung entspricht hier 11 € je Quadratmeter und Jahr. Das ist eine Zahl, über die sich streiten lässt — aber nur, wenn sie überhaupt sichtbar im Plan steht. Wie viel wirklich hineingehört, steht im Beitrag zur Höhe der Erhaltungsrücklage.
Die Jahresabrechnung schaut zurück
Die Abrechnung zeigt, was tatsächlich geflossen ist, und verteilt es nach dem geltenden Schlüssel auf die Einheiten. Beschlossen wird nur die Differenz zwischen Vorschuss und tatsächlichen Kosten, die sogenannte Abrechnungsspitze. Wer zu wenig gezahlt hat, zahlt nach. Wer zu viel gezahlt hat, bekommt Geld zurück. Wie du diese Abrechnung in einer Stunde durchgehst, steht Schritt für Schritt unter Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen.
Der Vermögensbericht zeigt den Kontostand
Er nennt den Stand der Erhaltungsrücklage und stellt das wesentliche Vermögen der Gemeinschaft zusammen. Jeder Eigentümer bekommt ihn einmal im Jahr, ohne danach fragen zu müssen. Für Käufer ist er das ehrlichste Dokument im ganzen Stapel: Eine Gemeinschaft mit 9.000 € Rücklage und einem 40 Jahre alten Flachdach hat ein Problem, das kein Protokoll verstecken kann.
Die Eigentümerversammlung: einladen, leiten, festhalten
Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter einladen. Die Einladung geht in Textform raus, also auch per E-Mail, und die Frist beträgt drei Wochen. Kürzer geht es nur, wenn es wirklich eilt. In die Einladung gehört eine Tagesordnung, die konkret genug ist, dass jeder Eigentümer vorher weiß, worüber abgestimmt wird. Ein Punkt mit dem Wortlaut „Verschiedenes“ trägt keinen Beschluss.
Die Versammlung ist beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer erscheinen. Zweitversammlungen sind damit Geschichte. Beschlüsse fallen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Auf Beschluss der Gemeinschaft darf online teilgenommen werden; eine rein virtuelle Versammlung braucht eine Dreiviertelmehrheit. Nach der Sitzung schreibt der Verwalter das Protokoll und trägt jeden Beschluss in die Beschluss-Sammlung ein, mit Nummer, Datum und Wortlaut. Diese Sammlung ist Pflicht und beim Verkauf einer Wohnung das erste, was ein sorgfältiger Käufer sehen will. Mehrheiten und Formfehler behandelt der Beitrag zur Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung.
Was der Verwalter allein entscheiden darf
Hier liegt der häufigste Streit. Nach § 27 WEG darf der Verwalter die Maßnahmen treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, dazu alles, was zur Fristwahrung oder zur Abwendung eines Nachteils nötig ist. Was „untergeordnet“ heißt, hängt von der Größe der Gemeinschaft ab. Deshalb ist es klug, in der Versammlung eine feste Wertgrenze zu beschließen.
Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft grundsätzlich unbeschränkt. Zwei Ausnahmen stehen im Gesetz: Grundstückskaufverträge und Darlehensverträge braucht die Gemeinschaft per Beschluss abgesegnet. Alles andere kann sie im Innenverhältnis begrenzen — und sollte es auch.
Erhaltung: der Teil, an dem sich Qualität zeigt
Die laufende Instandhaltung ist der Bereich, in dem gute und schlechte Verwaltung am weitesten auseinanderliegen. Pflicht ist, den Zustand des Gemeinschaftseigentums im Blick zu behalten, Schäden zu melden, Angebote einzuholen und Beschlüsse vorzubereiten. Wie weit der Verwalter dabei geht, entscheidet über bares Geld.
| Angebot Dachsanierung, 310 m² Fläche | Summe | Leistungsumfang |
|---|---|---|
| Betrieb A | 78.400 € | ohne Gerüst, ohne Entsorgung, Dämmung 14 cm |
| Betrieb B | 84.100 € | Gerüst und Entsorgung enthalten, Dämmung 20 cm |
| Betrieb C | 96.300 € | wie B, zusätzlich Dachflächenfenster und Blitzschutz |
Quelle: eigene Beispielrechnung auf Basis üblicher Angebotsstrukturen. Keine Preisliste, kein Angebot.
Auf den ersten Blick ist A am günstigsten. Rechnet der Verwalter Gerüst und Entsorgung dazu, liegt A über B. Genau das ist seine Aufgabe: Angebote vergleichbar machen, bevor abgestimmt wird. Dazu gehört auch, die Gewährleistung zu notieren. Bei Bauwerken verjähren Mängelansprüche nach fünf Jahren. Wer im vierten Jahr eine Begehung macht, holt Geld zurück, das sonst verloren ist.
Bestellung, Vergütung und Abberufung
Der Verwalter wird durch Beschluss bestellt, höchstens für fünf Jahre. Bei der ersten Bestellung nach Aufteilung eines Gebäudes sind es höchstens drei Jahre. Abberufen kann die Gemeinschaft ihn jederzeit mit einfacher Mehrheit, ohne Grund. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Jeder Eigentümer kann außerdem verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird; die Prüfung dafür läuft über die Industrie- und Handelskammer.
Die Vergütung wird meist je Einheit und Monat vereinbart. Übliche Spannen im Ruhrgebiet, netto und ohne Sonderleistungen:
| Größe der Gemeinschaft | je Einheit und Monat |
|---|---|
| bis 8 Einheiten | 28–40 € |
| 9 bis 30 Einheiten | 22–30 € |
| über 30 Einheiten | 18–25 € |
| Garage oder Stellplatz | 3–8 € |
Quelle: eigene Beobachtung marktüblicher Angebote aus laufenden Verwaltungsmandaten im Ruhrgebiet. Keine Preisliste. Nettobeträge, Mehrwertsteuer kommt dazu.
Eine Zahl allein sagt nichts. Ein Angebot über 19 € je Einheit, bei dem jede Versammlung, jede Mahnung und jede Handwerkerbeauftragung extra berechnet wird, ist am Jahresende teurer als eines über 26 €, in dem all das enthalten ist. Was in einen Grundpreis gehört und was zu Recht extra kostet, ist unter Kosten einer Hausverwaltung aufgeschlüsselt.
Sieben Zeichen, dass die Aufgaben nicht erfüllt werden
Prüf die eigene Gemeinschaft an dieser Liste. Zwei Treffer sind ein Gespräch wert, vier ein Grund zu handeln.
Die Abrechnung kommt später als sechs Monate nach Jahresende
Eine Frist steht dafür nicht im Gesetz, aber ein halbes Jahr ist der Maßstab, den Gerichte anlegen.
Der Vermögensbericht fehlt
Er ist Pflicht. Fehlt er, weiß niemand, wie viel Rücklage tatsächlich da ist.
Die Beschluss-Sammlung ist lückenhaft
Dann sind alte Beschlüsse im Streitfall kaum noch zu belegen.
Belegeinsicht wird verzögert oder an Bedingungen geknüpft
Das Recht auf Einsicht hat jeder Eigentümer, ohne besonderen Anlass.
Angebote sind nicht vergleichbar
Drei Zettel mit unterschiedlichem Leistungsumfang sind kein Angebotsvergleich.
Beschlüsse werden nicht umgesetzt
Ein Beschluss, der zwei Jahre alt und nie ausgeführt ist, gehört auf die nächste Tagesordnung.
Rückrufe bleiben aus
Kein Gesetz verlangt Erreichbarkeit. Trotzdem entscheidet sie darüber, ob Schäden klein bleiben.
Weitere Antworten zu Mietrecht und Verwaltung findest du im Ratgeber Vermieten und Verwalten.
Häufige Fragen zu den Aufgaben des WEG-Verwalters
Muss der Verwalter die Jahresabrechnung bis zu einem bestimmten Datum vorlegen?
Darf der Verwalter eine Reparatur ohne Beschluss beauftragen?
Was kann die Gemeinschaft tun, wenn der Verwalter untätig bleibt?
Hat jeder Eigentümer ein Recht darauf, die Belege zu sehen?
Wer haftet, wenn der Verwalter einen Fehler macht?
Kurz zusammengefasst
Die Aufgaben des WEG-Verwalters sind kein Wunschzettel, sondern ein Katalog aus dem Wohnungseigentumsgesetz: Geld führen, drei Jahresdokumente liefern, einladen und protokollieren, Beschlüsse umsetzen, die Gemeinschaft vertreten und Einsicht gewähren. Die Qualität entscheidet sich daneben — an vergleichbaren Angeboten, an Fristen für Gewährleistung und an der Frage, ob jemand zurückruft. Prüf deine Gemeinschaft an der Sieben-Punkte-Liste. Wenn mehrere Punkte zutreffen, ist ein Verwalterwechsel keine Eskalation, sondern eine ordentliche Entscheidung. Was eine WEG-Verwaltung im Jahreslauf konkret liefert, siehst du auf der Leistungsseite.
Fehlt in deiner Gemeinschaft ein Papier oder eine Antwort?
Sag, was zuletzt geliefert wurde und was nicht. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob das noch im Rahmen liegt — und ein Angebot, wenn ihr wechseln wollt.
Christian Gottschling
Beim Vermieten entscheidet die Auswahl des Mieters über dein Ergebnis. Ruf einfach an, wenn du wissen willst, was deine Wohnung bringt und wie die Prüfung abläuft.
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH · Termine bei dir vor Ort in BochumLieber telefonisch? 0201 20 20 01 — Auskunft kostet nichts, auch wenn daraus kein Auftrag wird.