Verwalterwechsel: Ablauf, Fristen, Übergabe der Unterlagen

Die Jahresabrechnung kommt im November für das vorletzte Jahr, auf Anrufe folgt nichts, und die Beschluss-Sammlung hat seit Jahren niemand gesehen. Ein Verwalterwechsel läuft in zwei Beschlüssen der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit ab: Abberufung des alten Verwalters, Bestellung des neuen. Abberufen werden darf jederzeit und ohne Grund, der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Das ist die gute Nachricht. Die schlechte: Der eigentliche Aufwand liegt nicht im Beschluss, sondern in der Übergabe der Unterlagen — und dafür gibt es keinen Automatismus.

Wann ein Verwalterwechsel wirklich nötig ist

Unzufriedenheit ist noch kein Grund, ein Wechsel kostet Zeit und Geld. Diese Warnzeichen sind es schon:

Die Jahresabrechnung kommt verspätet oder gar nicht. Vorzulegen ist sie innerhalb einer angemessenen Frist nach Ende des Wirtschaftsjahres vorzulegen, üblich sind sechs Monate. Wer im November des Folgejahres noch wartet, hat ein strukturelles Problem vor sich, kein einmaliges Versehen.

Es gibt keine Beschluss-Sammlung. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie, und fortlaufend geführt werden muss sie auch. Fehlt sie, weiß niemand mehr, was in der Anlage gilt — und jeder Beschluss zu einem alten Thema wird zum Glücksspiel.

Aufträge ohne Vergleichsangebote. Bei größeren Maßnahmen gehören mehrere Angebote auf den Tisch, bevor die Versammlung entscheidet. Immer derselbe Handwerker, immer ohne Alternative: Das ist der Klassiker.

Kein Nachweis über die Rücklage. Der Kontostand der Erhaltungsrücklage muss jederzeit belegbar sein und getrennt geführt werden. Wer ihn nicht auf Anfrage nennen kann, sollte nicht mehr lange verwalten.

Keine Erreichbarkeit. Kein Rückruf innerhalb von zwei Wochen, keine Vertretung, keine Notfallnummer bei Wasserschaden. Wie sich ein ordentlicher Zuschnitt anfühlt, beschreibt der Ratgeber zu den Aufgaben des WEG-Verwalters.

Verwalterwechsel: der Ablauf Schritt für Schritt

1. Mehrheit sondieren

   Sprich vorher mit dem Verwaltungsbeirat und den größeren Eigentümern. Ein Wechsel, der in der Versammlung überraschend kommt, scheitert häufig an Unentschlossenheit — nicht an Gegenargumenten.

2. Angebote einholen

   Drei Angebote sind der Standard, mit Leistungsverzeichnis, Vergütung je Einheit und Monat und einer klaren Liste der Sonderleistungen. Achte darauf, was nicht enthalten ist: Versammlungen über die erste hinaus, Belegprüfung, Baubetreuung.

3. Tagesordnung richtig formulieren

   Zwei getrennte Punkte: Abberufung des bisherigen Verwalters und Beendigung des Verwaltervertrags, dann Bestellung des neuen Verwalters für einen bestimmten Zeitraum samt Zustimmung zum Vertrag. Wer nur die Bestellung beschließt, hat zwei Verwalter.

4. Beschluss fassen

   Einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Der Beschluss gehört wörtlich ins Protokoll und in die Beschluss-Sammlung, mit Beginn, Ende und Vergütung.

5. Übergabe organisieren

   Termin für die Aktenübergabe, Übergabeprotokoll mit Liste, Vollmachten und Bankzugänge umstellen, Versorger und Dienstleister informieren, Eigentümer über die neue Anschrift unterrichten.

6. Anfangsbestand prüfen

   Der neue Verwalter gleicht Kontostände, Rücklage, offene Forderungen und laufende Verfahren ab. Was hier nicht auffällt, fällt später dir zur Last.

Denk an die Einladungsfrist und an die richtige Ankündigung der Tagesordnungspunkte. Fehler an dieser Stelle machen den Beschluss anfechtbar — die Frist dafür beträgt einen Monat, und wie sie läuft, steht im Ratgeber zur Beschlussanfechtung.

Fristen: was jederzeit geht und was sechs Monate dauert

Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes ist die Abberufung jederzeit möglich, ohne wichtigen Grund und ohne Begründung. Das ist der große Unterschied zur früheren Rechtslage.

Der Verwaltervertrag folgt allerdings eigenen Regeln: Er endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bis dahin läuft die Vergütungspflicht weiter, auch wenn der Verwalter keine Amtsbefugnisse mehr hat. Eine sofortige Beendigung setzt einen wichtigen Grund voraus — etwa fehlende Abrechnungen über mehrere Jahre, verweigerte Belegeinsicht oder Verfügungen über die Rücklage ohne Beschluss.

Die Bestellung des neuen Verwalters ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Aufteilung des Gebäudes auf drei Jahre. Und ein Punkt, der oft vergessen wird: Jeder Eigentümer kann verlangen, dass nur ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Ausgenommen sind kleine Anlagen mit wenigen Einheiten, in denen kein Eigentümer das verlangt.

Rechenbeispiel: was ein schlecht getimter Wechsel kostet

Eine Anlage mit 24 Einheiten. Der bisherige Verwalter kostet 26 Euro je Einheit und Monat, also 624 Euro monatlich. Der neue liegt bei 23 Euro, also 552 Euro.

Eigene Beispielrechnung für eine Anlage mit 24 Einheiten. Vergütungssätze als marktübliche Annahme, keine Angebotspreise. Stand: 09/2026.

Die Zahlen erklären, warum Timing wichtiger ist als Verhandlungsgeschick: Ein Wechsel zum Ende der Bestellzeit kostet nichts, ein überstürzter kostet fast vier Jahresersparnisse auf einmal. Wenn die Lage nicht dringend ist, plane den Wechsel entlang der Bestellzeit — und setze den Punkt rechtzeitig auf die Tagesordnung der ordentlichen Versammlung. Wie Beschlüsse und Mehrheiten dort funktionieren, erklärt der Ratgeber zur Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung.

Die Übergabe der Unterlagen

Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Er verwaltet sie nur und muss sie nach Ende des Amtes vollständig herausgeben. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare steht ihm nach der Rechtsprechung regelmäßig nicht zu — offene Vergütung ist getrennt einzuklagen.

Diese Liste gehört ins Übergabeprotokoll:

Übersicht nach den Herausgabepflichten des bisherigen Verwalters gegenüber der Gemeinschaft. Stand: 09/2026.

Verweigert der alte Verwalter die Herausgabe, hat die Gemeinschaft einen Anspruch, den sie notfalls gerichtlich durchsetzen muss — im Eilfall über eine einstweilige Verfügung. Das ist der Moment für einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht, und zwar früh: Je länger die Unterlagen fehlen, desto schwerer wird die erste Abrechnung des neuen Verwalters. Welche Prüfschritte danach anstehen, steht im Ratgeber zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.

Woran du einen guten neuen Verwalter erkennst

Nicht am Preis. 23 statt 26 Euro je Einheit klingt nach Ersparnis und ist es nur, wenn die Leistung stimmt. Achte stattdessen auf vier Dinge: eine schriftliche Zusage, wann die Jahresabrechnung vorliegt. Eine benannte Ansprechperson mit Vertretung. Ein Verzeichnis der Sonderleistungen mit Preisen, damit nicht jede Zusatzaufgabe einzeln verhandelt wird. Und einen Nachweis über die Zertifizierung sowie über die Vermögensschadenhaftpflicht.

Frag außerdem nach der Zahl der betreuten Einheiten je Mitarbeiter. Diese eine Zahl sagt mehr über die künftige Erreichbarkeit als jede Broschüre. Und lass dir zeigen, wie Belegeinsicht organisiert wird — digital oder als Termin im Büro. Wer eine Hausverwaltung wechseln will, sollte diese Fragen vor der Versammlung geklärt haben, nicht danach.

Kurz zusammengefasst

Ein Verwalterwechsel braucht zwei Beschlüsse mit einfacher Mehrheit: Abberufung samt Vertragsbeendigung und Bestellung des neuen Verwalters. Abberufen werden darf jederzeit ohne Grund, der Vertrag endet aber erst spätestens sechs Monate später — das kann bis zu 3.300 Euro Doppelhonorar kosten, wenn der Zeitpunkt schlecht gewählt ist. Plane den Wechsel deshalb entlang der Bestellzeit. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft und sind vollständig herauszugeben; ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare besteht in der Regel nicht. Das Übergabeprotokoll mit vollständiger Liste ist das wichtigste Dokument des ganzen Vorgangs.